Betriebsanleitung: Die richtige Antwort mit Quelle
Eine Verpackungsmaschine, 186 Seiten PDF, eine Alltagsfrage – und warum die KI erst nach vier Stationen richtig antwortet.
AnsehenPraxis · anonymisiert
Mailarchiv: 18 Jahre in einer halben Sekunde
271.605 Mails seit 2008 eingelesen, bereinigt und verknüpft – auf eigenen Servern, ohne das revisionssichere Archiv anzutasten.
Ausgangslage
Ein Softwarehaus mit Kundenkorrespondenz seit 2008. Das Wissen über Kunden, Angebote und Absprachen steckt in Postfächern und im Archiv – durchsetzt von Signaturen, Zitatverläufen und Dubletten.
Vorgehen
Erst Regeln, dann KI: Dubletten und Spam raus, Firmen über die Domain, Personen aus Mailkopf und Signatur. Die KI kommt dort zum Einsatz, wo Regeln nicht reichen. Der Index ist eine Such- und Auskunftsschicht; das revisionssichere Archiv bleibt unangetastet, alles läuft auf eigenen Servern.
Ergebnis
- 271.605 Mails im Index
- 76.571 Anhänge erschlossen
- 1.577 Firmen erkannt
- 5.823 Ansprechpartner verknüpft
- 271 Treffer in 0,49 Sekunden über 18 Jahre Firmengeschichte
Die Frage an die Datenbank
Mit wem hatten wir früher viel zu tun – und seit Jahren nichts mehr? Die Auswertung der Mails pro Jahr zeigt Kunden mit langer Funkstille. Einen ehemaligen Kunden zu reaktivieren ist deutlich einfacher, als einen neuen zu gewinnen.
Weitere Praxisfälle
Andere Orte, gleiches Prinzip.
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Ein Stanzautomat von 1998, die Steuerung abgekündigt. Ein Retrofit beginnt mit einem Stapel Unterlagen – und endet mit einer prüffähigen Pro…
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Über 11.000 Fahrzeuge mit GPS-Tracker, 20 Jahre Support über ein einziges Postfach – und die Antworten stehen längst im Archiv.
AnsehenNächster Schritt
Lassen Sie uns über Ihren Prozess sprechen.
Wir schauen gemeinsam auf einen konkreten Ablauf und darauf, wie agentenfähig Ihre Dokumente, Mails und Listen sind – und sagen Ihnen ehrlich, wo ein Agent hilft und wo zuerst Ordnung und Struktur an der Reihe sind.