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Praxis · anonymisiert

Frachtausschreibung: Portal statt Excel

Vier Glaswerke, 35.000 bis 40.000 Touren pro Jahr. Von vier Monaten Excel und Outlook auf vier Wochen mit Portal und Assistent.

Ausgangslage

Ein Glashersteller mit vier Werken in Deutschland schreibt jährlich 35.000 bis 40.000 Touren aus. Vorher liefen Ausschreibung und Auswertung über Excel und Outlook – vier Monate Arbeit pro Jahr.

Vorgehen

Nicht KI auf Excel gesetzt, sondern erst Struktur geschaffen: ein Portal mit strukturierter Datenbank. Spediteure geben ihre Preise direkt im Portal ab, sauber und vergleichbar. Der Einkauf sieht die besten Angebote in Echtzeit, auch am Smartphone – etwa bei einer Spotfracht über 137 km mit zwölf Transporten.

Ergebnis

Vier Wochen statt vier Monate pro Jahr. Eine Ausschreibung ist in wenigen Stunden gestartet.

Danach kam der Assistent

  • Recherchieren: wöchentliche Presseschau je Spedition, inklusive Insolvenzanzeigen
  • Beobachten: meldet Unstimmigkeiten, etwa einen vergessenen Spediteur
  • Verstehen: liest in E-Mails zwischen den Zeilen
  • Empfehlen: schlägt eine Vergabe vor – und entscheidet nicht
  • Unterstützen: fällt ein Spediteur mit Jahreskontingent aus, kommen Vorschläge in Minuten

Jede Aufgabe braucht andere Daten: saubere Stammdaten, feste Regeln, Mails am richtigen Vorgang, vergleichbare Preise, Historie und Kontingente.

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Lassen Sie uns über Ihren Prozess sprechen.

Wir schauen gemeinsam auf einen konkreten Ablauf und darauf, wie agentenfähig Ihre Dokumente, Mails und Listen sind – und sagen Ihnen ehrlich, wo ein Agent hilft und wo zuerst Ordnung und Struktur an der Reihe sind.

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